Jetzt testen Lernen Sie coreando® unverbindlich und kostenlos kennen.
Apps
Adressen & CRM Telefonie Ticketsystem Vorgänge & Aufgaben Dokumentenmanager Marketing Buchungsmanager Besuchermanager Schichtenplaner Displaymanager Prüf- & Wartungsmanager Digitaler Produktpass Parameterdatenbank Zeiterfassung Warenwirtschaft Individuelle Apps
Mehr
Use Cases Branchen Preise Vorteile Partner Support bestellen →
Vertrieb & Kommunikation

Dokumentenmanager

Verträge, Angebote und Unterlagen strukturiert ablegen – mit Ordnern, Tags, Dokumenttypen, Metadaten und Wiedervorlagen statt verstreuter Dateien auf Servern und in Postfächern.

Jetzt kostenlos testen Funktionen ansehen

Auf einen Blick

  • Kategorie
    Vertrieb & Kommunikation
  • Ideal für
    Hausverwaltung, Pflege, Handwerk, Verwaltung
  • Verfügbarkeit
    In allen Tarifen enthalten – ohne Aufpreis
  • Einrichtung
    Ohne lange Schulung startklar
    • Überblick Funktionen So sieht’s aus Einsatzbereiche Vorteile Erste Schritte & Hilfe FAQ
    Überblick

    Ein Ort für alle Dokumente – wiederfindbar

    Der Dokumentenmanager bringt Ordnung in Ihre Ablage. Statt Dateien lokal, in E-Mails oder auf verschiedenen Servern zu suchen, liegen alle Unterlagen zentral, verschlagwortet und für berechtigte Mitarbeiter auffindbar an einem Ort. Sogar per E-Mail eingehende Rechnungen und Belege landen automatisch im System – ganz ohne manuellen Upload.

    Über Dokumenttypen, Tags und Metadaten finden Sie jedes Dokument in Sekunden. Wiedervorlagen und Fristen sorgen dafür, dass auslaufende Verträge und Termine rechtzeitig auf dem Schirm sind.

    Funktionsumfang

    Alles, was der Dokumentenmanager braucht

    • Ordnerstruktur — Dokumente in einer klaren, mandantenweiten Ordnerlogik ablegen.
    • Tags & Dokumenttypen — Jedes Dokument verschlagworten und typisieren – z. B. Vertrag, Rechnung, Protokoll.
    • Metadaten — Zusätzliche Felder wie Gültigkeit, Kunde oder Objekt erfassen.
    • Volltext- & Tag-Suche — Dokumente blitzschnell über Suche und Filter wiederfinden.
    • Powersuche — Bedingungen per UND/ODER zu präzisen Abfragen kombinieren, auch nach Verknüpfungen, und als Standardsuche speichern.
    • E-Mail-Import — Eingehende Rechnungen und Belege per eigener Mandanten-Mailadresse automatisch ablegen.
    • Wiedervorlagen — Dokumente zu einem Termin automatisch wieder vorlegen lassen.
    • Fristenüberblick — Auslaufende Verträge und Fristen rechtzeitig im Blick behalten.
    • Verknüpfung mit Kontakten — Dokumente direkt einem Kunden, Objekt oder Vorgang zuordnen.
    • Sichere Ablage — Zugriffsrechte, Versionierung und revisionsnähere Struktur.
    • Freigabe-Links — Dateien oder Ordner extern teilen, optional mit Zugangscode geschützt und jederzeit widerrufbar.
    So sieht’s aus

    Der Dokumentenmanager im Einsatz

    Echte Ansichten aus coreando® – zum Vergrößern einfach anklicken.

    Ablage – Ordner, Dateien und Speicherbelegung – mit Powersuche und Papierkorb.
    Ablage Ordner, Dateien und Speicherbelegung – mit Powersuche und Papierkorb.
    Dokument-Details – Vorschau links, rechts Beschreibung, Dokumentart, Datum, Wiedervorlage, Schlagworte und Rechte.
    Dokument-Details Vorschau links, rechts Beschreibung, Dokumentart, Datum, Wiedervorlage, Schlagworte und Rechte.
    Suche – Nach Name, Volltext, Schlagworten, Dokumentart, Datum oder Größe suchen – mit Fundort.
    Suche Nach Name, Volltext, Schlagworten, Dokumentart, Datum oder Größe suchen – mit Fundort.
    Powersuche – Filter aus UND/ODER-Bedingungen zusammenstellen und als Favorit speichern.
    Powersuche Filter aus UND/ODER-Bedingungen zusammenstellen und als Favorit speichern.
    Verknüpfte Dokumente – Dokumente direkt an Kunden, Aufträgen oder Anlagen – ohne Suchen im Laufwerk.
    Verknüpfte Dokumente Dokumente direkt an Kunden, Aufträgen oder Anlagen – ohne Suchen im Laufwerk.
    Freigabe – Öffentlich, per Code geschützt oder intern – mit Gültigkeitszeitraum.
    Freigabe Öffentlich, per Code geschützt oder intern – mit Gültigkeitszeitraum.
    Einsatzbereiche

    Branchenbeispiele aus der Praxis

    So nutzen mittelständische Betriebe den Dokumentenmanager im Alltag.

    Hausverwaltung

    Mietverträge liegen verschlagwortet je Objekt und Mieter. Läuft eine Frist aus, erinnert die Wiedervorlage automatisch – ohne dass jemand eine Liste pflegen muss.

    Pflege & Soziales

    Wichtige Unterlagen und Nachweise werden DSGVO-konform abgelegt und sind für berechtigte Mitarbeiter sofort auffindbar.

    Handwerk

    Angebote, Aufmaße und Abnahmeprotokolle hängen direkt am Vorgang und Kunden – die Suche nach der richtigen Datei entfällt.

    Ihre Vorteile

    Was Ihnen der Dokumentenmanager bringt

    Weniger Dateichaos

    Eine zentrale Ablage statt verstreuter Dateien auf Servern, lokal und in E-Mails.

    Schnell gefunden

    Suche, Tags und Filter führen in Sekunden zum richtigen Dokument.

    Fristen sicher

    Wiedervorlagen und Fristenüberblick verhindern verpasste Termine.

    Alles zugeordnet

    Dokumente hängen am passenden Kunden, Objekt oder Vorgang.

    Sicher & geschützt

    Rollenbasierte Rechte und verschlüsselte Ablage in Deutschland.

    Revisionsnäher

    Klare Struktur und Versionen erleichtern Nachvollziehbarkeit.

    Hilfe & Erste Schritte

    So funktioniert der Dokumentenmanager

    Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den schnellen Einstieg – als Hilfe zur Selbsthilfe.

    Struktur festlegen

    Definieren Sie zu Beginn eine einfache Ordner- und Tag-Logik für Ihren Betrieb.

    Dokumente hochladen

    Laden Sie Dateien hoch und ordnen Sie ihnen Dokumenttyp und Tags zu.

    Metadaten ergänzen

    Erfassen Sie relevante Felder wie Gültigkeit, Kunde oder Objekt.

    Wiedervorlage setzen

    Hinterlegen Sie bei fristrelevanten Dokumenten ein Wiedervorlagedatum.

    Wiederfinden

    Nutzen Sie Suche und Filter, um Dokumente jederzeit schnell zu finden.

    Tipp: Weniger ist mehr: Eine flache Ordnerstruktur plus konsequente Tags ist schneller durchsuchbar als tief verschachtelte Ordner.
    Achtung: Setzen Sie bei befristeten Verträgen immer eine Wiedervorlage. So entgeht Ihnen keine Kündigungs- oder Verlängerungsfrist.
    Häufige Fragen

    Antworten zur Selbsthilfe

    Sie können gängige Formate wie PDF, Office-Dokumente und Bilder hochladen und sie mit Typ, Tags und Metadaten versehen.
    Über die Suche sowie Filter nach Dokumenttyp, Tags, Kunde oder Objekt. Eine konsequente Verschlagwortung macht das Wiederfinden besonders schnell.
    Ja. Hinterlegen Sie bei einem Dokument eine Wiedervorlage oder ein Fristdatum – coreando® legt es Ihnen rechtzeitig wieder vor.
    Ja. Die Ablage erfolgt verschlüsselt auf Servern in Deutschland, der Zugriff ist über Rollen und Rechte geschützt.
    Ja. Dokumente lassen sich direkt mit Kontakten, Objekten und Vorgängen verknüpfen und erscheinen dort im Kontext.
    Ein Grundspeicher ist in jedem Tarif enthalten. Darüber hinaus wird Speicher fair nach Verbrauch abgerechnet – transparent und ohne Überraschungen.
    Das steuern Sie über das Rechtekonzept. Sie legen je Team oder Rolle fest, welche Bereiche und Dokumente sichtbar und bearbeitbar sind.
    Frage nicht dabei?Unser Support hilft persönlich weiter – per E-Mail an support@coreando.de oder in einer kostenlosen Beratung.

    Passt gut dazu

    Adressen & CRMApp & Hilfe ansehenVorgänge & AufgabenApp & Hilfe ansehenPrüf- & WartungsmanagerApp & Hilfe ansehen

    Entdecken Sie jetzt den Dokumentenmanager und testen Sie coreando® kostenlos für 14 Tage.

    Jetzt kostenlos testen

    Sie haben Fragen? Nutzen Sie den Menüpunkt Support – oder vereinbaren Sie dort eine kostenpflichtige Beratung per Microsoft Teams, in der wir Ihre Anforderungen individuell besprechen.